Как организовать переезд в новый офис

Переезд офиса на новое место у всех вызывает много хлопот и переживаний. Основные трудности состоят в организации работ по такой подготовке и упаковке мебели, оборудования и вещей, чтобы так же полноценно и быстро их установить и расположить на новом месте, с учётом коммуникаций и мест подключений.

Для того, чтобы работа офиса прерывалась на минимальное время, и сотрудник могли включаться в работу сразу же после переезда.

И лучше всего для такой цели пригласить специализированную организацию, которая выполнит работу слаженно и выдаст рекомендации по взаимодействию сотрудников. Так, например, грузчики в СПб недорого предлагают свои услуги на сайте spb.gruzchik-good.ru.

Подготовка и организация переезда

Такую подготовку можно условно разделить на такие этапы:

• В первую очередь необходимо распределить обязанности между сотрудниками по подготовке и сбору документации, бытовой и компьютерной техники;
• Оценить реальный объём всего имущества и документов, подлежащих перевозке. Определить состав габаритной мебели, которая подлежит разборке. Включить это в состав работ для компании, которая будет заниматься выполнением этих работ;
• Определить сроки и дату требуемого переезда. Рассчитать время, необходимое для подготовительных работ, и согласовать вместе с датой у подрядной компании. Дата переезда может попадать на праздничные и выходные дни, когда компания или не будет работать, или выставит повышенные цены на услуги. Если офису нельзя прекращать работу в будни, то выходные идеально подойдут для переезда;
• Мебель и техника требует особой бережной упаковки. Это требование должно быть выставлено подрядчику и проконтролировано. Транспорт должен выбираться с учётом таких требований. В нём должны быть оборудованы специальные места или средства для безопасного размещения и закрепления груза в кузове.
• Для разборки мебели подрядчик обязан применять специальные инструменты и иметь для этого квалифицированных специалистов;
• Перевозчику необходимо подготовить и сообщить полные адреса помещений для вывоза офисного имущества и для нового размещения офиса. При этом нужно согласовать режимы пропускной системы в обоих адресах, этажи помещений, ширину и высоту подъездов, грузоподъёмность и габариты лифтов при их наличии.
• Предупредить сотрудников о дате и условиях переезда.

Таким же образом нужно распланировать размещение в новом помещении:

• Распланировать помещения и распределить размещение сотрудников, кабинеты, места работы, их действия по обустройству нового офиса и восстановлению документации. Согласовать и установить крайние сроки сотрудникам для восстановления полноценного рабочего функционирования офиса;
• Согласовать с подрядчиком места и помещения размещения и сборки установки вещей, мебели, оборудования и техники;

Решить все финансовые и организационные вопросы с новыми и старыми арендодателями.